En más de una ocasión habrás oído o dicho frases cómo:

“Es que no me cunde el tiempo”, “Voy de cabeza y no termino”, “Parece que las tareas no se acaban nunca”, etc…

Si es así, es porque debido a tu ritmo de trabajo y tu estrés laboral piensas que lo que haces no se muestra en la productividad y que por tanto, sólo has sido eficaz, pero no eficiente.

Si bien es cierto que no creo que exista la varita mágica para gestionar el tiempo y la productividad de cada uno, haber descubierto el time blocking te aseguro que mejora tu calidad en el trabajo enfocándote 100% en lo que necesitas en cada momento.

Por eso he decidido hablarte de ésta técnica de productividad, que por el bien de los que trabajamos en empresas privadas, o de manera freelance, y que al final de la jornada todos tenemos las mismas horas, te reduzca el estrés y te haga cumplir los objetivos en el tiempo establecido.

Así que no lo demoremos más, y vamos allá con el Time Blocking.

[bctt tweet=»TIME BLOCKING ¿Qué es y cómo usarlo para ser más productivo? La técnica definitiva.» via=»no»]

1.- En qué consiste el Time Blocking.

Para tener clara ésta técnica, voy a definírtela:

“El Time Blocking es la técnica de productividad que consiste en planificar cada jornada, bloqueando intervalos de horas para realizar tareas más específicas y que requieren más dedicación, dejando en segundo plano, pero no por ello menos importante, tareas no tan urgentes”.

Si recuerdas tu etapa en el colegio, donde disponias de un calendario semanal y por horas, en las que se establecían las asignaturas a cursar y el tiempo de duración. Como te dedicabas en exclusiva a ello en ese tiempo, sin saberlo, ya hacías “time blocking”.

Ve aquí un ejemplo de calendario utilizando la técnica del “time blocking”extraído de la web Coaching de músicos

Al final debes tener claro, que ésta técnica consiste en organizar tu calendario por intervalos de horas para cada tarea, con el fin de ser productivo y obtener el máximo rendimiento cuando estás enfocado en ello.

Una técnica precisa que evita distracciones y cúmulo de tareas innecesarias en momentos indeterminados, donde incluso concretas los descansos y momentos de desconexión del trabajo y de la tecnología.

Debes ser realista y consciente, que aunque le dediques un tiempo exclusivo a esa tarea, no significa que no debes parar a respirar, reflexionar y pensar si lo que haces es correcto y se está consiguiendo el objetivo planteado.

2.- Como hacer Time Blocking.

En primer lugar, la planificación.

A lo largo de la semana tendrás que elegir un tiempo de tu ajetreado trabajo para dedicárselo a la planificación del calendario, de ésta forma organizas la semana con antelación definiendo los bloques más importantes en cada día.

Cuando definas éstos bloques, habrán tareas más importantes y menos relevantes, por tanto, prioriza las importantes de cada día, y deja posibles espacios para las tareas menos significantes y que puedes hacer de manera breve y con más rapidez.

Establece los descansos para intentar cumplirlos y no pensar siempre en “que no llego”, “aún no he comido”, etc… de ésta forma te centrarás en lo que realmente requiere cada día para sacar adelante.

No pienses en hacer micro-bloques de tiempo, de por ejemplo 15 minutos, porque en eso no consiste el time blocking, y además volverás al estrés diario de tener que hacer todo sin pensar si era necesario o no. Establece los bloques por tiempo de horas y dentro de ellos, date cierta libertad para alguna variación.

Haz una estimación de lo que crees que tardarás en realizar cada tarea. Puede ser que en ocasiones tardes más y en otras menos, pero según vayas realizándolas y adaptándote al método, sabrás con cierta exactitud el tiempo medio de duración.

Además de que lo que hablo es referente a la vida profesional en el trabajo, ya seas autónomo, freelance, o trabajes por cuenta ajena, tu vida personal también puedes planificarla asegurándote llegar a todo lo que te propusiste en cada día.

Si tu mente y tu salud están bien cuidadas, el rendimiento en lo profesional será mayor.

En segundo lugar, tareas a bloquear.

En tu trabajo siempre tendrás momentos en los que tu proyecto debe salir en breve hacia un cliente, como que tienes una reunión, llamadas o la simple revisión del correo.

Pues bien, a la hora de bloquear las tareas, de todo ello, ten en cuenta cual es más prioritaria y urgente para asignarla en el calendario a primera hora, cuando tu cuerpo y mente están más despiertos y son más productivos.

Tareas, que podemos llamar reactivas, como las reuniones, las llamadas, el correo, etc…, a no ser que tengas un flujo muy importante y no puedas evitar el tener que estar todo el día pegado a ello, cuando confecciones los bloques de tiempo, asegúrate de dividir la mañana en dos intervalos para dedicárselo a éstas tareas, o dependiendo de tu capacidad y energía, dejando ésto para el final de la tarde, al no ser lo más importante en tu día a día.

En tercer lugar, sé flexible y adáptate.

Aunque planifiques todos los días de la semana y todas las horas, siempre habrá momentos en los que surgirán imprevistos que no controlas, por tanto, no te agobies con cumplir a rajatabla el bloqueo de horas, cuando surja eso, deja un espacio para darle la atención necesaria a ese momento, y posteriormente continua con tu trabajo según tu planificación.

Debes saber adaptarte a éstas circunstancias para no ser muy rígido y estricto, que aunque sabemos que la técnica del time blocking está muy bien, en ocasiones hay que ser consciente de lo que puede aparecer de manera inesperada y tener la capacidad de ser flexible y solucionarlo.

En cuarto lugar, tu capacidad energética.

Puede sonar repetitivo, es cierto, pero cada uno sabe cuáles son sus capacidades y sus limitaciones.

Entonces, tanto si es a nivel de tareas, como si es a nivel personal, físicamente o mentalmente, gestiona y planifica las tareas más pesadas e importantes al principio de la mañana, es donde eres más productivo y con ideas más frescas que llevar a cabo.

Yo, por ejemplo, soy de esas personas que rinde muy bien y su eficacia y eficiencia es mayor a lo largo de la mañana, y por las tardes se reduce.

Lo dicho, estudia bien tu cuerpo, conoce bien tu mente, y asegúrate estar con las pilas cargadas cuando más se necesita.

En quinto lugar, evita distracciones.

Suena difícil, y más a día de hoy que vivimos constantemente conectados al teléfono, al ipad, al portátil, etc… diversidad de elementos que te distraen de tu fin, que es el trabajo.

Si puedes evitar tener las redes sociales conectadas, el teléfono encendido (podría ponerse en modo vibración), alarmas y notificaciones, tu grado de concentración aumentará y serás capaz de en ese intervalo de horas que has decidido hacer una tarea específica, obtener el máximo rendimiento, ya verás.

3.- Beneficios de hacer Time Blocking.

Si hablamos de beneficios, pueden ser muchos y distintos para cada persona, pero sí debes tener claro, que el Time Blocking no es una técnica de multitarea, cada bloque se ubica en su intervalo de tiempo y para una tarea específica.

¿Qué quiero decir con esto?

Que gracias a la técnica puedes ver en un simple golpe de vista lo que tienes en cada día, dándole la prioridad y la importancia a lo que has planificado, sin pensar en cuántas cosas tienes que hacer, cuáles de ellas tienen que estar antes y con el estrés de querer acabarlo todo.

Por tanto, establece una rutina de trabajo enfocada a la optimización del tiempo y los resultados.

¿Qué beneficios te puede traer adaptarte a ésta técnica?

Pues bien:

En primer lugar, que cada tarea que hagas, se realice con la dedicación y el mimo que requiere cada trabajo, al enfocarte en obtener lo mejor.

En segundo lugar, dejamos el multitask. Con la planificación evitas que cada día y en cada hora tengas mil cosas que hacer, sin saber por dónde empezar, cuales son más importantes y con la preocupación de querer llegar a todo y a todos.

En tercer lugar, tu rendimiento y actividad aumentan, al dedicarte de lleno a tareas concretas en tiempos determinados, siendo eficiente en aquello que realizas, y en definitiva, siendo más proactivo.

En cuarto lugar, máxima concentración y mínima distracción. Siguiendo la línea del punto 3, al estar dedicado en exclusiva a una tarea en un momento y tiempo determinado, la concentración es máxima en lo que hay que realizar y evitas totalmente las distracciones innecesarias.

En quinto lugar, el time blocking es planificación y optimización, por tanto te permite que al inicio de semana tengas tu agenda bloqueada con las tareas que debes realizar en cada momento y el tiempo que hay que destinar, siendo muy llamativo visualmente para no perder detalle y no desviarte del camino a seguir.

En sexto lugar, beneficia tu vida personal y la compatibiliza. Gracias a establecer los tiempos y las tareas, sabes cuándo empiezas y cuándo terminas, evitando dejar cosas sueltas, que en ocasiones por no pasarlas al día siguiente, te quitas de tu tiempo personal para terminarlas. De ésta forma, das prioridad a tu vida personal al no hacer más de lo que has establecido en fuera de horario.

Conclusiones.

El Time Blocking, la técnica más efectiva de productividad, con la cual nuestros días y horas estarán planificados de antemano, centrándonos en las tareas importantes principalmente, dejando de manera secundaria aquello que nos ralentiza, y evitando distracciones innecesarias.

¿Qué te parece éste método? ¿Lo aplicarías en tu día a día tanto si eres freelance como si trabajas para una empresa?

Cuéntame y dime qué opinas al respecto de la técnica efectiva de mejora de la productividad.